Jumat, 26 Maret 2010

Tugas 4

0 komentar
SOAL

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWABAN

1. • Jelas yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
• Tepat yaitu dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
• Sasaran yaitu tujun pemberi berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

2. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3.

1. system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

-Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
- Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. system penyusunan papers menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.

3. system penyusunan papers menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.

4. system penyusunan papers menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. system penyusunan papers menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

4. prinsip – prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja adalah meliputi:

Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan segi segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
- Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
- Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
- Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya menuju kea rah satu tujuan.
- Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
- Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
- Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas..
- Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
- Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
- Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

Jumat, 19 Maret 2010

Tugas 3

0 komentar
Soal
1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui ?
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi ?
4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

Jawab
1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui ?

Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?

- Hubunngan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing
- Pemimpin dipilih berdasarkankesepakatan
- Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan
- Kurang tergantung pada pimpinan

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi ?

- bagan organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

- bagan organisasi Mendatar dari kiri kekanan

- bagan organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

- bagan Organisasi Lingkaran

- bagan Organisasi Gambar

4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

Tata Kerja = Pelaksanaan suatu kegiatan dengan benar dan berhasil hingga tercapai ke tingkat efisiensi yang maksimal.

Prosedur = Tahapan-tahapan yang dilalui suatu pekerjaan, meliputi asal-muasal dan arah tujuan, kapan harus diselesaikan, dan alat yang digunakan.

System = Tata kerja/prosedur yang membentuk pola tertentu, untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Kamis, 11 Maret 2010

Tugas 2

0 komentar
Soal

1. Jelaskan Ruabg lingkup ORMET
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja
3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’

Jawaban


1. - Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
- Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
- Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
- Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
- Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
- Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

2. Karena mnusia membutuhkan uang sebagai alat pemuas kebutuhannya sehari-hari.

3. Karena terbentuk secara tidak sadar, anggota yang tidak mempunyai tujuan yang jelas, tidak ada anggaran rumah tangga, dan komunikasi yang terjalin antar anggota cenderung secara pribadi.

4. Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi. Menurutnya ada 4 kategori, yakni :
-) area terbuka (open area) di mana orang lain lain mengetahui apa yang saya ketahui
tentang diri saya

-) area buta (blind area) di mana orang lain mengetahui sesuatu pada diri saya yang saya sendiri tidak mengetahui
-) area tertutup (hidden area) di mana orang lain tidak mengetahui sesuatu yang ada di diri saya dan hanya saya sendiri yang mengetahui
-) area tidak diketahui (unknown area) di mana orang lain dan saya juga tidak mengetahui apa yang sebetulnya ada pada diri saya.
Dalam proses fasilitasi kelompok, Jendela Johari dapat dijadikan salah satu model untuk membangun trust di dalam kelompok. Intinya, fasilitator harus membantu agar open area semakin lama semakin membesar, sementara area-area lain semakin mengecil.
Untuk memperbesar open area dan mengecilkan area buta, fasilitator dapat meningkatkan proses umpan balik antaranggota kelompok. Caranya bisa bermacam-macam. Cara sederhana bisa dalam bentuk game, misalnya satu partisipan menceritakan sesuatu yang bisa salah atau benar tentang dirinya dan kemudian partisipan lain diminta menilai, apakah cerita ybs benar atau salah? Cara lain misalnya dengan memberi feedback tertulis di kertas yang menempel di punggung semua partisipan. Cara lain adalah dengan menulis feedback dalam bentuk surat tanpa diketahui alamat pengirimnya. Namun, seiring dengan kedewasaan anggota kelompok, feedback dapat diberikan langsung secara lisan. Yang penting adalah anggota kelompok sudah paham dan terampil dalam memberikan feedback (teknik-teknik feedback akan dibahas dalam tulisan lain).
Untuk mengecilkan area tertutup dan area yang tidak diketahui, fasilitator mesti membantu mengembangkan suasana interaksi yang nyaman di kelompok dan juga mengenalkan dan membantu anggota menjadi pendengar aktif atau active listener (bahasan tentang teknik-teknik mendengar aktif akan disampaikan dalam tulisan berbeda). Dengan suasana interaksi yang nyaman dan keterampilan mendengar aktif yang mumpuni, diharapkan terjadi pembukaan diri (self disclosure) yang lebih besar dan penemuan bersama (common discovery).

Dibelakang monitor

Foto saya
Cukup sekian dan terima kasih..